Как организовать архив в компании?

Любое предприятие обязательно должно иметь архив документов. Туда помещают те бумаги, которые вышли из оперативного использования, но которые нужно хранить по закону. Поэтому о создании архива желательно задуматься в самом начале работы. Большинство руководителей на первых порах ограничиваются помещением документов в несгораемые шкафы. Но уже через некоторое время возникает необходимость создать полноценный архив. Расскажем о том, как это сделать.

Довериться профессионалам

Самый простой, эффективный и быстрый вариант — доверить проведение этих работ профессионалам. Например, в Санкт-Петербурге работает компания «Первый Городской Архив», вы можете посетить ее сайт: http://pga-spb.ru/, чтобы узнать все подробности о том, чем они могут помочь при создании архива.

Перечислим основные моменты. Компания ПГА может взять на себя:

  • работы по созданию архива на предприятии с размещением хранилища в офисе компании;
  • внеофисное хранение документов;
  • конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком хранения;
  • создание электронного архива;
  • другие работы, связанные с архивной деятельностью.

Такой подход хорош тем, что вам не придется тратить время и силы, а в результате уже через короткое время вы получите идеально организованный архив.

Справиться своими силами

Многие руководители, особенно на начальных этапах работы компании, решают, что сотрудники смогут справиться своими силами. Идеальный вариант — если начальник сначала отправит подчиненных, которым будет доверена эта задача на обучение. Компания ПГА проводит семинары, позволяющие непрофессионалам освоить азы архивного дела, чтобы не допустить ошибок при проведении работ.

Если же у вас в команде уже есть достаточно опытные и знающие эту работу кадры, можно обойтись и без курсов.

В этом случае нужно придерживаться следующего плана:

  • Первым дело проводится архивная обработка документов. Нужно собрать все имеющиеся в компании документы, провести их тщательный анализ, выяснить, подлежат ли они хранению и, если да, то как долго, затем систематизировать их по степени важности и срокам хранения, а затем — сформировать дела в соответствии с принятым порядком. Если будут выявлены дела с истекшим сроком годности, их нужно выделить к уничтожению. И, наконец, подкрепить все соответствующими актами.
  • Параллельно с этим нужно подготовить помещение для хранилища. Это должно быть темное, сухое (но не слишком) и прохладное место, в нем не должны проходить никакие коммуникации. Кроме того, важно защитить помещение от насекомых и грызунов. И главное — продумать защиту от пожара: датчики дыма и огня, сигнализацию и современные средства пожаротушения, подходящие для тушения бумаги. Кроме того, можно использовать несгораемые шкафы. А также подготовить оборудование для хранения: закупить металлические стеллажи и папки и/или коробки.
Оцените статью
Мой помощник
Добавить комментарий